L’aggiornamento alla scheda informativa, di recente fornito sul portale RENTRI, sul registro cronologico digitale introduce chiarimenti normativi e nuovi esempi gestionali per garantire l’immodificabilità del registro, includendo le modalità di firma digitale del file XML.

Vediamo di seguito tutti i dettagli. 

Integrazioni alla scheda informativa sul portale RENTRI: i chiarimenti in merito al registro digitale 

Come accennato, la recente integrazione della scheda informativa sul registro cronologico digitale di carico e scarico, presente sul portale RENTRI, rappresenta un passo avanti per garantire la corretta gestione del presente documento informatico. 

L’aggiornamento è stato elaborato a seguito dei quesiti posti da un’associazione di aziende che sviluppano software gestionali, ai quali la Direzione Economia Circolare e Bonifiche del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica ha fornito risposta.

Uno dei punti cardine dell’aggiornamento riguarda l’immodificabilità del registro, in quanto documento informatico. Per favorire una chiara comprensione di questo concetto, viene fornita una distinzione fondamentale tra le annotazioni cronologiche. 

Nello specifico, queste devono essere eseguite in conformità con l’art. 190 del D.lgs. 152/2006, e il registro cronologico digitale stesso. 

Quest’ultimo, disciplinato dal DM 59/2023, è considerato un documento informatico che deve rispettare specifiche linee guida, tra cui quelle definite da AgID. In altre parole, la questione dell’immodificabilità è cruciale. 

Essa si riferisce alla protezione del documento contro alterazioni non autorizzate, assicurando che le informazioni in esso contenute rimangano integre e sicure nel tempo. 

Nel contesto del registro cronologico digitale, questo concetto si materializza nella produzione di un file XML strutturato secondo i modelli XSD pubblicati dal portale RENTRI. 

Questi modelli sono progettati per garantire che ogni registro generato rispetti i requisiti tecnici necessari per preservarne l’immodificabilità.

Uno degli strumenti principali per raggiungere questo obiettivo è la firma digitale. Ogni file XML prodotto deve infatti essere chiuso con una firma digitale, un processo che impedisce qualsiasi modifica successiva del contenuto del registro. 

Tuttavia, è interessante notare che la firma utilizzata è definita come “tecnica”, in quanto serve a blindare il pacchetto di dati esportato. 

Per una maggiore sicurezza, è consigliato che la firma sia riconducibile alla titolarità del registro o sia qualificata, pur restando una sottoscrizione tecnica.

Alternative e ipotesi operative

In alternativa, il certificato digitale di tipo sigillo elettronico, rilasciato dal RENTRI, può essere utilizzato per garantire l’immodificabilità del registro. Questo rappresenta una soluzione adeguata, soprattutto nelle fasi di trasmissione e conservazione del documento. 

La tempistica con cui il registro deve essere prodotto e firmato è flessibile, lasciando all’impresa la scelta della frequenza di produzione, tenendo conto della propria organizzazione e delle normative vigenti.

Le ipotesi operative suggerite includono:

• La produzione del registro digitale in conformità con le normative di conservazione delle scritture contabili, entro tre mesi dalla scadenza per la presentazione delle dichiarazioni fiscali annuali.
• La produzione contestuale alla trasmissione dei dati al RENTRI, come stabilito dal DM 59/2023.
• La produzione basata su cadenze definite dalle procedure interne dell’organizzazione, ma sempre entro i termini previsti.

Indipendentemente dalla scelta adottata, è fondamentale che l’impresa sia pronta a produrre il registro digitale su richiesta degli enti di controllo, tramite il proprio sistema gestionale o i servizi di supporto utilizzati. 

Inoltre, per garantire la piena opponibilità a terzi, il registro dovrà essere sottoscritto digitalmente dal responsabile della conservazione e integrato con una marca temporale, almeno una volta all’anno.

Rettifiche e annullamenti 

Un ulteriore aspetto importante riguarda la gestione delle eventuali rettifiche o annullamenti delle annotazioni. Anche dopo la trasmissione del registro al sistema RENTRI e la sua conservazione, è possibile modificare il contenuto. 

Tuttavia, ogni modifica deve essere tracciata in modo da identificare l’utente che l’ha effettuata e il momento esatto dell’operazione. Le rettifiche dovranno anch’esse essere trasmesse al RENTRI e inserite nel registro cronologico.

Infine, è essenziale che le registrazioni restino sempre consultabili da parte degli organi di controllo. Il software gestionale adottato deve permettere di riprodurre i registri cronologici in un formato idoneo alla gestione informatizzata, come il formato PDF/A. 

Inoltre, deve garantire la possibilità di estrarre i dati trasmessi al RENTRI per eventuali verifiche o consultazioni future.

In conclusione, l’integrazione alla scheda informativa offre alle aziende nuovi strumenti e indicazioni per assicurare la corretta gestione del registro cronologico digitale. 

Nello specifico, con un focus particolare alla sicurezza, all’immodificabilità e alla tracciabilità delle informazioni. 
Le soluzioni proposte sono studiate per coniugare le esigenze di conformità normativa con la flessibilità gestionale, garantendo allo stesso tempo la protezione e l’integrità del documento digitale.

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